Expense Manager: вие ли управлявате разходите си или те вас?

Следете ежедневните си харчове с лекота и задавайте бюджети с безплатната програма Expense Manager, достъпно за Android & iOS.

tough_question_300x200Случвало ли ви се е да вземете заплата, да си кажете „Ех, сега ще се поглезя…“ и да започнете да си угаждате блажено? Да си купувате неща, за които примерно в друг ден не бихте си позволили да харчите пари? После да седнете в това кокетно кафе, а утре в онзи приятен ресторант, а вечерта да имате уговорка за излизане по нощни заведения, защото то… един път се живее, нали? 😉 И после като се приберете вкъщи и си погледнете портфейла, а след това справка на банковата сметка и да си кажете:

„Е, добре де, къде отидоха тия пари?!“

Разходи

Всъщност в харченето на пари няма нищо лошо, стига човек да може да си „прави сметката“. Под това аз разбирам, да харча толкова, колкото мога да си позволя, без да съжалявам след това. В крайна сметка, парите са затова, да ни носят радост и забавление, а не да се отрупваме с тях и да ги складираме самоцелно. Една „малка“ подробност е, че за да сме щастливи, освен да имаме парите, ни трябва да сме здрави (физически и психически) и да имаме времето да ги харчим, както си искаме, т.е. да имаме една относителна свобода. По тази тема писах вече, така че сега ви представям една програмка, която ползвам от около година и половина и съм много доволен. В нея се стремя да записвам абсолютно всеки разход, който правя всеки-божи-ден. И до голяма степен успявам.
Някой сигурно ще си кажат „А‘е, ти добре ли си?!“ и вероятно това ще бъде саркастично-риторичен въпрос към мен, но това не ме притеснява ни най-малко. Стигнал съм до там, че това вече е мой навик и ако се забавя с въвеждането на разхода, ставам неспокоен, сякаш съм прахосал парите.

Една от предпоставките за успех в живота е, човек да си създаде подходящите навици, както и да се откаже от неподходящите (вредните).

Спестовно съзнаниеМисля, че по тази тема съм на прав път. Това, което аз целя, е да знам за какво отиват по-голямата (основната) част от парите ми. Защо ли? Защото в подготовката ми за прехода от наемен служител към предприемач (т.е. човек с нерегламентирани/нередовни доходи, поне за известно време) ще трябва да се науча възможно най-добре да управлявам наличните си средства. А това става най-добре, когато човек анализира разходите си и преценява, без кои от тях може и без кои – не. Също така, препоръчвам на всеки, които иска да спести пари за нещо конкретно, освен да анализира разходите си, да си прави и бюджет на харчовете за идните периоди. Бюджетът представлява предварителното разпределение на наличните средства и/или постъпленията (приходите) си, за да може да се предвиди колко свободни пари ще отидат за спестяване. Само ако контролирате стриктно финансовите си потоци (приходите и разходите си), ще можете да постигате безпроблемно финансовите си цели. Да, добре е да имаме толкова пари, че да не се налага да мислим толкова къде и за какво харчим, но това го има само в приказките. Дори и да е така, ако харчим без контрол, рано или късно парите свършват. И то най-вече, когато са у хора, които не могат да ги управляват. Като пример ви давам веднага тото-милионерите…

Най-добрият или най-лошият „Expense manager“ (мениджър на разходите) сме си самите ние

Аз просто ще ви покажа програма, която може да ви бъде много полезна, съдейки по това, колко е полезна на мен. Основните критерии, по които я избирах бяха:

  1. Възможност за архив (backup) на базата данни (записите, които ще въвеждам всеки ден) и възможност за възстановяване на базата (recovery) от вече съществуващ архив.
  2. Синхронизация на базата (архива) с отдалечен (cloud) сървър
  3. Възможност за създаване на собствени категории разходи

На първите две точки държа, защото те ме правят независим, когато реша да си сменям устройството или съответно – да ползвам програмата на повече от едно устройство, паралелно. Точно на този критерий не отговаряше предходната програма, която ползвах в безплатната си версия. При Expense Manager получаваме това без нужда от заплащане за тези функции.

Други 3 функции, които не съм търсил, но са много полезни и също безплатни:

  • Възможност за въвеждане на шаблон за често извършваните разходи – пести време.
  • Възможност за следене на изминатите километри с кола и разхода на пари за гориво.
  • Инструменти за пресмятане на: прости и сложни лихви, бакшиш, валутни курсове и др.

Основни понятия

За да сме сигурни, че говорим за едни и същ език, ще въведем няколко ключови понятия.

Сметка

Това ще бъде мястото, от което оперираме с парите. Възможни сметки са:

  • нашият портфейл (в джоба на якето),
  • нашата разплащателна банкова сметка (по която си получаваме заплатата),
  • нашата спестовна сметка (имаме такава, нали?! :)) и т.н.

Разход

Всяка причина, поради която се налага някакви пари да се разделят с нас – от покупка на семки или кафенце от будката на ъгъла, през парите за таксѝ (онази вечер след дискотеката), зареждането на хладилника вкъщи, плащането на месечните режийни (ток, вода, телефон и т.н.) и извършване на месечни плащания по кредити (потребителски, жилищни) и застраховки (здравни, пенсионни и др.).

Приход

Всяка причина, поради която пари влизат в нашия джоб – заплата, възнаграждения от основен или допълнителен бизнес, комисионни, наеми, ренти, лихви от депозити, доходност от вложения и т.н. (колкото повече – толкова по-добре за вас! :)).

Период

Това е времеви диапазон, който вие сте приели за подходящ в конкретна ситуация. Периодът може да бъде 1 ден, 1 седмица, 1 месец, 1 година или от началото (т.е. от момента, в който сте започнали да ползвате програмата).

Бюджет

Това е сумата, която сте си определили за даден период и бихте искали да се вмествате в нея. Примерно: бюджетът ми за хранене през деня (закуска и обяд през работно време) не бива да надхвърля 200 лв. на месец. Или: спестяванията ми (парите, които заделям за лятната отпуска) трябва да варират между 100 и 150 лв. на месец. В първия случай ще хвърляте „по едно око“ всяка седмица, за да видите как се движите с тези разходи и колко от определения в този пример разход е вече направен; във втория пример ще прехвърлите 150 лв. от разплащателната си по спестовната си сметка и няма да я пипате повече през месеца (освен, разбира се, в крайно извънредни ситуации!).

Трансфер

Това е прехвърлянето на суми от едната по другата ви сметка. Примерно: получили сте заплата в началото на месеца. Въвеждате си: приход на 01.06. – 1000 лв. После решавате, че трябва да прехвърлите онези 150 лв., които събирате за почивка и правите трансфер от разплащателната си сметка по спестовната си сметка. Също така не е лошо да имате и малко налични пари в брой (за семките, бонбонките и кафенцата) и ще трябва да направите трансфер от разплащателната си сметка по сметката „портфейл“ (или „портмоне“). Така ще можете да следите точно къде са парите ви във всеки един момент.

Изглед от началния екран

Screenshot_2015-06-08-16-21-18Този екран ви показва изглед от състоянието на първата ваша сметка. В този пример тя се казва просто „Лични“ и е видима в горния ляв ъгъл в червен цвят. В горния десен ъгъл виждате познатия от други програми бутон за настройки с 3 вертикални точки. Той ще ви трябва за първоначалните настройки в следващата точка.

На този екран имате 9 бутона, с които имате бърз достъп до 9 основни функции. Ще ги разлгедаме накратко:

  • SUMMARY – ви показва похарчените от вас пари по категории, както в абсолютни суми, така и в процентно изражение от всичките ви разходи за периода; можете да сменяте периода на изгледа, както и да избирате дали да видите разходи, приходи, както и източниците на разходите или приходите;
  • BUDGET – това е пряк път до въведените от вас бюджети. Аналогично и тук можете да задавате периода;
  • ACTIVITY – тук виждате в хоронологичен ред последните направени от вас записи (разходи, приходи, трансфери и т.н.);
  • RECURRING – в случай, че сте настроили повтарящи се записи (за разходи или приходи) – от тук отивате при тях;
  • INCOME – въвеждате нов запис за приход;
  • EXPENSE – въвеждате нов запис за разход;
  • CALENDAR – показва ви общите приходи (в зелено) и разходи (в червено) за всеки ден от месеца, както и текущия ви баланс (в червено, ако е отрицателен и в зелено, ако е положителен) върху календар;
  • CHART – показва графики на разходите/приходите ви; графиките са от тип „пита“ (pie chart) или „стълбчета“ (bars). Можете да избирате приходи/разходи по категория, по период и т.н.;
  • TRANSFER – показва направените трансфери от сметка в сметка

В оградената в синьо зона може да видите текущия баланс (състоянието) по сметката, както и месечния баланс до момента. В зелената рамка следват приходите на седмична, месечна база, както и тези, въведени от началото на ползването на програмата. В червено са оградени разходите за деня, седмицата, месеца и отново – от началото.

За да започнем

Screenshot_2015-06-08-14-22-51

За да може програмата да ви върши работа и да стане ваш помощник, ще трябва да направите няколко настройки от бутона в горния десен ъгъл:

  1. Да настроите формáта на датата, часа, ден за начало на седмицата и валутата – от меню „Settings” и съответните подменюта
  2. Да създадете своите сметки (по-горе стана въпрос за най-често използваните) – от меню „Account
  3. Да преведете и/или промените стандартните категории за приходите и разходите – отново от меню „Settings” и съответните подменюта

 

 

 

 

 

 

 

 Създаване на сметка

EM_AccountsКогато изберете меню „Accounts“ (сметки) от настройките ще можете да създадете нова сметка. Отваря ви се прозорец като този отляво. Там в полето „Name“ може да ѝ дадете име, а в полето „Description“ може да въведете някакво описание, което да ви улесни в ориентирането като примерно „черния портфейл с долари“ или „Спестовна сметка в евро в БурканБАНК“. В полето „Currency“ изберете валутата за тази сметка, а в полето „Initial Balance“ може да въведете текущото салдо (наличността) по тази сметка. Когато сте готови потвърдете настройките с ОК. Тук в дясно съм показал как ще изглеждат готовите сметки, които сте създали.

Основни настройки

EM_SettingsБез да влизам във всяко подменю на настройките, на показания екран съм ви представил какво можете да промените по ваш вкус. Основното според мен е, да си настроите (преведете / допълните / редуцирате) категориите и подкатегориите за приходи и разходи, платежните средства (примерно „в брой“, „дебитна карта 1“, „кредитна карта 2“ и т.н.), както и етикетите. Последните са ми полезни, когато искам да маркирам определени разходи или приходи с още една характеристика (примерно „отпуска“, „командировка“, „проект Venus“ и т.н.). Тук отдолу може да видите още няколко екрана от подменютата с другите настройки, за да придобиете по-добра представа какво можете да донастроите. Обърнете внимание, че можете да променяте и поредността на категориите, когато ръчно ги хванете за сивите маркерчета пред имената им.

 

Разходи: категории и подкатегории

Приходи: категории

Търговци: тези, при които харчите

Платежните средства

Примерни етикети

Шаблоните за разходи

 

Въвеждане на запис – разход

Screenshot_2015-06-04-14-47-04Ето това ще ви се наложи да правите всеки ден, дори по няколко пъти, ако решите да следите стриктно разходите (и приходите) си. Ще ви покажа за какво служи всяко от полетата. По мое мнение, важните са тези, които тук съм маркирал с червени номера, а останалите – маркираните в синьо, са по-скоро пожелателни.

  1. Date – това е датата на съответния запис, според неговото възникване
  2. Amount – това е стойността/сумата на записа (ако той е съвкупност от няколко харча, може да използвате бутона с калкулатора до него, за да сметнете и внесете крайния резултат)
  3. Payee – това са тези, при които отиват парите ви (в общия случай – търговците)
  4. Category – това е разходната категория с нейните си подкатегирии (примерно: “ храна>заведения“ или „автомобил>пътни такси“ и т.н.)
  5. Payment method – това е начина, по които сте платили (в брой, с карта и т.н.)
  6. Ref/Check No. – това е място за някаква референция – номер на бележка и т.н.
  7. Status – това е нещо, което аз не ползвам, но предполагам, че може да маркирате дали плащането е извършено или още предстои да бъде направено, или пък отменено и т.н.
  8. Description – това е място за свободен текст – може да въведете примерно „Подарък за Пешо“.
  9. Camera – с този бутон ще активирате камерата си и може да заснемете документ, който има отношение към направения разход (касова бележка, фактура и т.н.)
  10. Tag – това са етикетите, за които ви обърнах внимание по-горе
  11. Tax – това е мястото, на което може да изведете отделно частта на определен данък; имате и бутон с калкулатор до него за допълнително удобство при изчисленията
  12. Auto Fill – с този бутон влизате в списъка с предварително запазени шаблони, които биха ви спестили време при ежедневното въвеждане на едни и също разходи. Примерно: ако всеки ден закусвате или обядвате на едно и също място и плащате по един и същи начин, можете да съхраните стойностите на полета №3, №4 и №5, а да въвеждате само №2 (стойността) и след това да потвърждавате с ОК (№15). Това облекчава действията ви драстично.
  13. Back – този бутон ви връща в предходната маска без да съхранява стойностите по-горе. Така ще загубите всичко въведено в този екран до момента!
  14. OK & NEW – с този бутон съхранявате въведените стойности от екрана по-горе, но оставате в него, в случай, че следващият ви запис има много общи белези с предходния и ще може да ползвате повечето от стойностите на полетата. Тази функция също пести време и улеснява.
  15. ОК – както би трябвало да се подразбира, с този бутон (има го и горе в дясно, във вид на „отметка“) съхранявате всичко въведено в полетата на текущия екран.

Въвеждането на приходи е аналогично на това и не мисля да се спирам на тях отделно.

 

Изтегляне – от следните бутони за Android & iOS

googleplayapp_ios_store

 

 

 

Мисля, че се получи едно доста обстойно ревю на програмата и ще се радвам, ако съм ви бил полезен с него. В случай, че имате трудности или неясноти с нея, може да ми пишете през контактната форма (намира се в меню „За нас“ тук на сайта, горе в дясно).


 

Ще съм ви много благодарен и признателен, ако споделите статията в социалните мрежи! 🙂

 

The following two tabs change content below.

Илиян Кирков

Автор и собственик на сайта: http://knowhow.company и Регионален директор at The Alpha Group [Bulgaria]
Щастлив съпруг и баща. Радва се да помага на другите. Предстои му дипломиране като Life & Business Coach. Развива предприемачески дух и живее своя "Живот 2.0". Вдъхновява се от хората, имащи време и пари, свободния софтуер, Linux, блокчейн технологията и криптовалутите. Обожава семейството си, хубавото latte macchiato, музиката, киното и пътуванията за кеф. Пише за удоволствие.

Вашият коментар

Вашият имейл адрес няма да бъде публикуван. Задължителните полета са отбелязани с *