Най-голямото богатство в нашите телефони са контактите ни. Нека ги управляваме и се грижим за тях подобаващо!
Внимание:
В днешното високотехнологично ежедневие, където всичко е свързано в мрежи и информацията е или може да бъде широко достъпна по цял свят, боравенето с нея изисква достатъчно ниво на предпазливост, което е свързано вече не просто с т.нар. „компютърна грамотност“, а по-скоро с „компютърна интелигентност“. Моля създайте си достатъчно сигурни пароли за профилите в интернет и най-вече за този в Google, тъй като с течение на времето вашата информация в тези профили може да започне да става толкова много и чувствителна, че евентуална злоупотреба с нея би могла да има пагубно въздействие върху вас и/или върху вашите близки. Относно евентуални злоупотреби, които самите доставчици на тези услуги биха могли да направят (като Google, Facebook, Yahoo, Abv.bg и много други) – честно казано, те биха могли да използват доброволно предоставената им от нас информация по всякакъв начин, който намерят за изгоден за тях. Правната рамка, разбира се, е упомената в Общи условия и Политики за сигурност, с които вече сме се съгласили, щом сме си създали профил при тях, но никой от нас не е прочел (вкл. и аз!). В истински правовите държави, при евентуална доказана злоупотреба с личните ни данни, компетентните правозащитни органи биха защитили нашия интерес. За финал на това предупреждение бих ви цитирал поговорката „Който го е страх от мечки, да не ходи в гората!“. С други думи: услугите, за които говорим към момента ми помагат и ми улесняват живота повече, отколкото представляват заплаха за мен. Затова ги ползвам. Ако за някой от вас, това не е така, трябва да подходи и действа съобразно личното му усещане за сигурност!
Най-вероятно ви се е случвало поне веднъж да се наложи да си смените мобилния телефонен апарат (за по-кратко „телефона“) и да се чудите как ще си прехвърлите контактите на новия. Едно от най-омразните неща за мен е да трябва да въвеждам дълги списъци ръчно. Още по-лошо е, нещо да се обърка и да не можете да си прехвърлите контактите… Няма генерално решение за всички, тъй като все още съществуват множество модели в употреба и една част от тях далеч не спадат към „умните“. Тази статия няма за цел да бъде упътване как да си прехвърлите контактите от един апарат на друг, понеже всичко зависи между кои два модела трябва да се извърши това. Идеята ми тук е да ви покажа как, с помощта на смартфон, интелигентно да съхранявате и управлявате контактите си, за да можете:
- Да не ги губите с всяка смяна на устройството
- Да извлечете максимума като полезност и бързодействие при ежедневното си взаимодействие с тях.
Подход при съхранение на контактите
Много хора имат свой специфичен начин, по който записват контактите в телефона си. Доста често срещани са:
- Pe6o VIK (за майстора по ВиК, дето му викат Пешо)
- Ivan Alarmi (за Иван, който се занимава с алармени системи)
- Joro plo4ki (Жоро, майстор плочкаджия)
- Ivan Maria (за Иван, който е познат чрез Мария)
- Kaka Mtel (М-тел-ския номер на каката, на който е по-евтино да се звъни)
- Mаj4eto Globul (Глобул-ския номер на Майчето)
- Tati slujeben (Служебния номер на бащата)
- Maco, Mazo, Matso или Matco (… си е Мацо – много ясно!)
Този подход работи, спор няма. Ако ви върши работа и не ви обърква – използвайте си го! Този начин обаче отдавна не е моят и според мен далеч не е най-умния и естетически издържания подход при съхранението на контакти. Какво се получава, когато един човек има повече от един номер? В единия телефон си записвате Мтел-ския номер на кака, а в другия – нейния Виваком-ски… Не е най-практично, нали? А как ли пък беше фамилното име на Pe6o? А на Joro? Какво става, ако въпросният плочкаджия вече ви е станал по-близък, започнали сте да се виждате по-често и бихте искали да си запишете в коя фирма работи, когато не лепи плочки, щото те са му „часпромчето“, както и имейл адресите му (служебен и личен) и кога му е рожденият или именният ден, за да почерпи?
Единият вариант е да помните. Другият – да си отворите хартиения тефтер, да си записвате и да внимавате, както да не го изгубите/залеете/изгорите, така и да е винаги с вас, когато ви потрябва. Третият е този, който сега ще разгледаме.
My way
Оттук нататък ще ви покажа как аз съхранявам контактите си и вече над 8 години нямам никакви проблеми, както с тяхното мигриране между различни умни устройства, така и с ежедневната работа с тях. Всичко е въпрос на подход и най-вече навик!
Аз съхранявам всички мои контакти с тяхното име и фамилия. Българите записвам на кирилица, а чужденците – на латиница. Когато създам един контакт, вписвам в неговата „визитна картичка“ (или прифил) цялата информация, която знам за него:
- Име
- Фамилия
- Нарицателно име (прякор/псевдоним, ако има)
- Снимка (ако разполагам с такава, или от връзка с профили в социалните мрежи)
- Телефонни номера (всички известни за мен номера, с удобството да им слагам етикети „личен„, „служебен„, „мобилен“ или „името-на-оператора“ и т.н)
- Имейл адреси (аналогично на тел. номерата – всички известни имйл адреси с подходящите етикети)
- Адреси (ако са ми важни: домашен и/или служебен)
- Организация/фирма, в която работи или притежава
- Позиция (примерно: кофражист, управител, CIO, CFO, CEO, оператор-на-биологична-единица или просто „iляк“)
- Потребителски имена в програми за чат (Skype, Google Hangout и т.н.)
- Рожден ден (или други важни дати, свързани с него)
- Добавям го в група (семейство, приятели, познати, колеги, бивши колеги, спорт, риба, планина и т.н.)
- Бележки (друго): в това поле записвам подсещаща информация от рода: от къде познавам човека, дали е познат на мой познат, с какво друго се занимава (майстор ВиК, плочки, паркет и т.н. информация, която би била важна за мен при комуникацията ми с този човек).
Някои биха си казали „Ехее… това си е цяло досие!“. Еми да, това може да бъде един цялостен профил, който ми дава нужната информация за дадения контакт. Защо да не го използвам, когато има начин за това и то „на една ръка разстояние“? Тази информация така или иначе ни става известна, когато комуникираме с хората. Това просто е един удобен (за мен) начин за нейното съхранение.
Google Contacts (контакти)
Основната полза за мен от този продукт на Google е, че съхранява контактите ми на техни сървъри и ми осигурява постоянна възможност да синхронизирам данните между моето устройство (в джоба) и въпросните сървъри. Шансът моето устройство да приключи живота си ненадейно или да ми бъде отнето (въпреки, че много си го пазя!) е много по-голям, отколкото Google да позволят нещо да се случи с високотехнологичните им центрове за данни, които се охлаждат, охраняват и наблюдават на принципа 24/7/365. Те предоставят тази услуга безплатно, така че мога просто да я ползвам и да съм им благодарен.
Работа с уеб-приложението (през браузър)
Ще ви покажа накратко няколко изгледа и основни функции, които имате на разположение през уеб-версията на приложението Google Contacts. Според мен тя е най-удобния вариант (все пак на компютър разполагате с пълна клавиатура и мишка), в който можете да „обработвате“ конктактите си на спокойствие, така че да са ви най-удобни за употреба, когато сте в движение.
От началото на март 2015г. уеб-варианта на Google Contacts изглежда по този начин, в синхрон с изгледа на Android 5.0 (Lollipop).
Тъй като маската на приложението е достатъчно интуитивна, ще спомена само, че е съставена от три основни блока:
- ляв – който филтрира централния ви изглед с контакти според групите ви
- централен – показващ контактите, намиращи се в съответната група или кръг (в ляво)
- десен – който се активира опционално, ако натиснете бутон 2 и ще покаже хората, с които си комуникирате през Google Hangout (алтернативния продукт на Skype, създаден от Google). Този панел би трябвало да ви е добре познат, в случай че използвате услугите Gmail & Google+.
Акцентите от тази маска съм събрал в четири точки, в зависимост от местата, на които кликнете:
- С бутон 1, можете да изберете дали контактите ви да се изобразяват и сортират по първо (собствено) име (както е прието у нас) или по фамилно име (както е прието примерно в Англия, Германия и др. страни).
- С бутон 2 – както вече споменах, ще показвате и скривате списъка с контакти, с които сте комуникирали през Google Hangout.
- С бутон 3, в случай, че не се събират на цял екран, можете да „разгъвате“ всичките си контакти, които сте отбелязали със звезда. Това са вашите „любими“ контакти, до които имате най-бърз достъп в телефона си, ако той е с ОС Android. Маркирането на контакт със звезда може да стане както от тук, така и от телефона ви.
- С бутон 4, ще можете да разгледате контактите, които често търсите.
Какви данни можете да съхранявате за данен контакт
Когато направите „десен клик“ върху някой от съществуващите ви контакти ще ви бъде показана следната маска.
Както ви споменах и по-горе, Google контактите ви позволяват да съхранявате доста подробна информация за всеки човек. С бутончето в горния десен ъгъл, приличащо на молив, влизате в режим на редакция и можете да допълвате или редактирате данните. В долния ляв ъгъл пък е мястото, от което можете да добавяте или редактирате групата, към която принадлежи конктакта.
Нова функционалност на приложението е, че в долния край на маската ви показва една секция „Разговори“, което ви показва какви писма (в Gmail) или чатове (в Google Hangout) сте имали последно с конкретния човек. Удобно е, особено ако сте позабравили кога последно сте комуникирали с него.
Елиминиране на повторенията
Когато маркирате (един или) повече контакти, заглавна лента се променя и горе в дясно се появяват 4 нови бутона.
- Бутон 1 ви позволява да обединявате записите от 2 или повече контакта в един общ. Това е много удобна функция, с която ще елиминирате повторенията.
- Бутон 2 ще ви позволи да добавяте или променяте групите на маркираните контакти.
- Бутон 3 ще изтрие маркираните контакти.
- Четвъртия бутон (три вертикални точки, които тук не съм маркирал в червено) е контекстно меню, което в случая ще ви позволи да изпратите имейл до маркираните контакти.
Удобството на групите
Възможността да поставяте ваши контакти в групи е нещо изключително удобно, което обаче малцина осъзнават. „Какви групи?!“ ли? Ами представете си, че като всяка многопластова личност сте и човек с многостранни интереси! Освен, че работите денем в организация с много отдели и различни хора, членувате още в няколко НПО, посещавате курсове по готварство, ветроходство и укулеле. Все тривиални неща. Искате да се похвалите на останалите кулинарни ентусиасти какъв невероятен киш сте спретнали. Преди това обаче предвидливо сте си ги добавили в група… да речем „Ди Ъмейзинг Чефс“. Снимате творението си, добавяте няколко въздишки от клавиатурата като основа на съобщението и в полето „До:“ на Gmail с един клик избирате точната група. Това ще ви спести кликването на всеки от групата един-по-един, което си е рисковано, тъй като бихте могли да пропуснете някого. От друга страна хората от курса по укулеле и ветроходите сигурно няма да са на киш-вълна. Разбира се, ако някои от контактите ви споделят останалите ви интереси, можете да го сложите в повече от една група, което ще му позволи да получи информация, насочена за правилния кръг по интереси.
Ако имате собствен бизнес, групирането на контактите на клиенти, доставчици, партньори и т.н. сигурно би ви било много полезно, особено когато трябва да информирате наведнъж една или няколко групи от тях за предстоящо събитие или да им изпратите важно съобщение.
Като стана дума за кръгове, в Google+ (социалната мрежа на Google), там групите се казват „Кръгове“ („Circles“), но имат абсолютно същото предназначение. Във Facebook си се казват групи, но не бъркайте тези групи с другите (затворени или обществени) Facebook-групи. Първите групи са тези, които са видими само от вас и към които имате възможност да добавите човек, с когото току-що сте се сприятелили. Разбира се, можете и в последствие да променяте предпочитанията си, кой човек в коя група да се намира. Там споделянето е на същия принцип като в примера с киш-а. Просто повечето хора споделят всичко с всичките си приятели едновременно (равносилно на това винаги да изпращате всеки имейл до всичките си конктакти), вместо да разделят съдържанието, което публикуват по интереси. Понякога обаче, това е доста полезно и дори необходимо!
Google Contacts за устройства с Android (версия 4+)
Синхронизиране
Вашите контакти биват автоматично синхронизирани, когато (за първи път) си включите устройството и се впишете в Google-профила си. Всички съществуващи контакти от този профил ще бъдат синхронизирани с това устройство. След това всичките ви контакти автоматично ще останат синхронизирани, независимо дали правите промени от телефона си, от друго устройство (телефон или таблет с Android или iOS – виж по-надолу) или през браузър. Информацията с контактите ви също така е достъпна през Gmail, Google Calendar, Google Keep, Google Hangout, Messenger, Phone и други приложения, където това би било полезно. Когато добавяте контакти от различни източници, те се синхронизират по всички устройства, от които ги достъпвате, за да ви бъде удобно. Точно поради тази причина, ако изтриете контакт в едно от устройствата, той ще бъде изтрит и на всички останали места и приложения, които имат достъп до контактите ви.
Импортиране на контактите ви от Android-устройство в Gmail
- Във вашата уеб-версия на Gmail, изберете Gmail в лявата страна на Gmail-страницата и след това изберете Contacts (Контакти).
- Кликнете върху My contacts (Моите контакти) в лявата част на екрана.
Ако сте маркирали със звезда ваши любими контакти (в Android-устройство или в браузър), можете да ги намерите в Gmail като кликнете на Starred (Със звезда) под My contacts (Моите контакти).
Google Contacts за Apple устройства (iPhone & iPad с iOS-версия 7+)
Ето настройките за iPhone & iPad в няколко лесни стъпки:
- Отворете приложението Settings на вашето устройство.
- Изберете Mail, Contacts, Calendars.
- Изберете Add Account.
- Изберете Google.
- Попълнете информацията за вашия профил в следните полета:
- Name: въведете вашето име;
- User Name: Въведете пълния си имейл адрес (Gmail) на профила си в Google или Google Apps.
- Password: Вашата парола за Google (Gmail) или Google Apps. (Ако сте активирали проверка в 2 стъпки, ще трябва да генерирате и въведете парола, специфична за приложението.)
- Description: Въведете описание за профила (примерно „Лични контакти“).
- Изберете Next в горната част на екрана.
- Уверете се, че опцията „Contacts“ е включена (ON). Превключвателят трябва да е зелен.
- Изберете Save в горната част на екрана.
След като сте завършили настройките, отворете приложението Contacts в устройството си и синхронизирането ще започне автоматично.
Настройте Google Contacts като основен профил на вашето iOS-устройство
Ако сте настроили iCloud, синхронизирате контакти от друг профил (account), или вече имате съхранени контакти в устройството, ще трябва да дефинирате основен профил (default account). Това става по следния начин:
- Отворете приложението Settings на вашето устройство.
- Изберете Mail, Contacts, Calendars и плъзнете надолу до секцията Contacts. Ще виждате само опцията Default Account ако синхронизирате повече от един профил.
- Изберете Default Account.
- Изберете вашия Google contacts профил.
- Вашият профил ще бъде кръстен с описанието, което сте дали в полето Description.
Нови и съществуващи контакти
Нови контакти, създадени директно във вашето iOS-устройство, ще бъдат добавени към вашия основен профил (default account).
Съществуващите контакти трябва да бъдат импортирани в Google contacts. Ако контактите ви са съхранени на Apple устройство, можете да прехвърлите контактите си с помощта на vCard файлове. Ако контактите ви са съхранени по друг начин, първо експортирайте конктактите си и след това ги импортирайте в Gmail.
Мисля, че тази информация ви е достатъчна, за да прецените дали този подход за съхранение и обработка на най-важния ви актив (контактите ви!) е добър и полезен за вас. Също така да прецените дали удобството, което дава Google откъм съхранение и синхронизация е подходящо за вас. Аз примерно синхронизирам моите контакти от Google Contacts и в приложението на Microsoft – „People“ („Хора“). Защо ли? Ами, за да диверсифицирам евентуален риск от изчезването на Google, а с него и информацията ми там. 😉 За другото приложение – евентуално някой друг път!
Ще съм ви благодарен ако намирате тази статия за полезна и я споделите с приятелите си в социалните мрежи! Благодаря! 🙂
Илиян Кирков
Latest posts by Илиян Кирков (see all)
- Всеки има какво да крие - 3 май, 2020
- Как блокчейн ще промени света - 10 октомври, 2017
- Защо правото на неприкосновеност има значение? - 2 октомври, 2017
5 коментара