Работа с Google Calendar

След като най-вероятно сте се убедили за какво ви е (електронен) календар и сте разбрали, че услугата Google Calendar на „търсач №1 в света“ е доста полезна, в следващите няколко реда ще ви покажа как да започне да бъде полезна и на вас. Ще разгледаме работата с Google Calendar през интернет браузър, т.е. уеб-достъпа до услугата.

Google Calendar

За да заредите съдържанието на вашия календар, може да направите това или от този линк или, както по-често ще се случва, работейки в някое от другите приложения на Google – най-често Gmail, Keep или Диск и т.н., поставите мишката върху бутончето изобразяващо 9 точки, след което избирайки иконата на календара. Ето как изглежда това:

Зареждане на календара

 

След като сте заредили вашия календар, да си припомним как изглеждаше той. Това е седмичният изглед. Може да го изберете от бутоните в горния десен ъгъл.

Изглед на седмица 4, 2015г.

Изглед на седмица 4, 2015г.

Ще си представим, че искам да се срещна с някой и правя справка с календара си, кога имам свободно време за това. Поглеждайки ангажиментите си за седмицата, веднага става ясно, че всеки от работните дни преди обед и след обед съм зает с постоянната си работа. Освен това, през тази седмица, вечерите съм зает във вторник, сряда и четвъртък. Тъй като понеделник е вече в историята (настроил съм Google calendar показва времето в миналото в по-бледи цветове), окото автоматично търси белите полета, които са в уместен часови диапазон за срещи. Нека това да е в петък (30.01.2015г.), от 15:30ч. до 16:30ч.

 Предпоставка за правилно функциониране на календара и сравним резултат на вашите опити с примерите тук е правилната настройка на опциите на календара. По-надолу ще обърнем внимание и на тях.

Създаване на събитие

Имаме два варианта, за да създадем събитие/ангажимент (в нашия случай – срещата):

  1. Ляв-клик директно върху този времеви отрязък от календара – петък, 15:30ч.
  2. Ляв клик с мишката върху червения бутон „Създаване“ в горния ляв ъгъл

Създаване на събитие

Нека разгледаме какви са възможностите в първия случай. Появява се прозорец, в който можем да попълним няколко полета. За по-добра прегледност съм номерирал полетата в следната последователност:

  1. Какво: Заглавие на срещата. За ваша собствена ориентация е добре да знаете с какво ще заемете времето си. За целите на нашия пример тук бихме могли да напишем примерно: „Среща с Боби
  2. Календар: Тук избирате в кой от вашите календари да бъде отбелязана срещата. Може да имате повече от един календар (примерно: освен личния ви календар, календар със събития на клуба по интереси, до който може да имат (пълен) достъп и други хора в този клуб). Обикновено личните ви събития касаят най-вече вас и хората, с които ще се срещнете. Затова събитието ще бъде отразено със сигурност във вашия календар и, ако поканените от вас хора имат активирана услуга календар, в случай, че приемат поканата, ще се отрази и в техния календар.
  3. При натискане на бутона „Създаване на събитие“, събитието ще бъде отразено веднага в календара ви САМО с информацията, която сте въвели за него до момента. Както виждате тя не е особено изчерпателна (но понякога толкова е достатъчно, особено ако това събитие има за цел просто да не забравяте за него и не касае никой друг освен вас самия).
  4. При натискане на линка „Редактиране на събитието >>“ ще се пренесете на нов екран (тук по-долу), в който ще може да въведете всички необходими детайли.

 Попълване на детайлите за събитието

Детайли за събитието

Ето така изглежда екрана, в който може да въведете детайлите към вашето събитие. Отново съм номерирал полетата и сегментите в нея, за да може по-лесно да разясня тяхното значение.

  1. Както вече стана ясно тук е мястото на заглавието на вашето събитие.
  2. Тук трябва да изберете ден и час за начало и за край на вашето събитие – в нашия случай – 15.01.2015г., от 15:30 до 16:30ч. (при мен стандартната продължителност на едно събитие е 1 астрономически час, но тя може да се настройва допълнително от меню „Настройки„). Съветвам ви да не променяте настройките за часова зона, освен ако не сте абсолютно сигурни какво правите!
  3. Тук може да определите дали става въпрос за целодневно събитие (примерно: рождени дни, празници, отпуска, командировка), при което нямате ограничения в часовете или за повтарящо се събитие. Примери за повтарящи се събития са:
    1. Рожден/имен ден, застраховка „Гражданска отговорност“ или „Каско“ (всяка година);
    2. Вземането на лекарство по определен график (всеки ден, през ден и т.н.);
    3. Напомнянето за любим сериал (всеки ден или веднъж седмично в определен час);
    4. Смяната/почистването на филтрите на климатика или аспиратора (веднъж на 3 месеца);
    5. Среща на клуба по интереси (всяка последна сряда на месеца);
  4. Къде: тук въвеждате мястото на събитието/срещата. Ще забележите, че започвайки да пишете, Google започва да ви предлага определени места, които вече познава. Все пак той е най-голямата и най-известната търсачка в света и това му е работата! 🙂 „Хубавото“ е, че след като въведете адреса и след запаметяването на събитието, информацията за адреса става достъпна за Google Maps & Google Now. Това означава, че с един клик върху адреса след това, ще можете да видите директно къде се намира той на картата, а Google Now ще ви напомни на Adroid-устройството известно време преди срещата ви, че трябва да тръгвате ХХ минути по-рано, тъй като обстановката с трафика до адреса на срещата изглежда еди-как-си.
  5. Видеообаждане: в случай, че става въпрос за среща във виртуалното пространство, тук може да добавите линк към срещата в Hangout – Google-ския еквивалент на Skype.
  6. Календар: Избирате в кой от вашите календари ще бъде отбелязано това събитие.
  7. Описание: Тук сте свободни да въведете всякаква информация, която ще ви помогне за това събитие. Може да е дневния ред, при който ще протече събитието, може да е линк към сайт с повече информация, а може и да си напомните откъде познавате човека, с когото ще се срещате. 😉
  8. В тази секция можете:
    1. Да отбележите с какъв цвят ще се отбележи това (ново) събитие в календара ви. Цветовете помагат, за да се ориентирате по-бързо в тематиката на събитията. Може да маркирате тренировките във фитнеса с един цвят, езиковия курс в друг, а срещите с приятели – в трети.
    2. Едно от най-важните за мен функции: да настроите напомняне (известие)! Напомнянията биват от вида “Действие преди ХХ време”, където различаваме 3 вида действия:
      • Имейл: ще получите имейл ХХ време преди събитието.
      • Изскачащо съобщение: вашето Android или iOS устройство ще ви напомни (ако сте го синхронизирали с Google календара си!) със съобщение, че събитието започва след ХХ време; ако пък по това време сте на компютъра и сте лог-нати в някоя от услугите на Google (Gmail или Calendar), то в долния десен ъгъл на браузъра ще ви се появи жълт прозорец, който ще ви напомни, че събитието ви започва след ХХ време.
      • СМС: в случай, че сте въвели номера на мобилния си телефон в менюто с настройки на Google Calendar, той ще ви изпрати СМС-напомняне, че събитието ви започва след ХХ време.
      • В полето за числова стойност (ХХ) въвеждате число
      • От падащото меню „минути“ може да изберете дали това време ще бъде: минути, часове, дни или седмици. Така напомнянето ви може да придобие вида „СМС преди 30 минути”. Ако желаете, можете да добавите още едно напомняне, което да е от различен вид и различно време преди събитието, примерно „Изскачащо съобщение преди 5 минути”.
  9. Показване като: тук става въпрос за това, дали по време на това събитие ще сте показан като „зает“ или „на разположение“ за хората, които имат достъп до вашия календар. Тази функционалност ще ви се изясни малко по-надолу при поле 15, на което ще обърнем специално внимание, тъй като е едно от много ценните удобства (поне за мен!).
  10. Видимост: тук става ясно кой и колко детайлно ще получи достъп до това събитие. Налични са три варианта:
    1. Стандартна за календара: ако сте дефинирали в настройките на календара си, че той ще бъде личен, достъп до него ще имате само вие или и хората, на които сте дали правото да виждат заетостта ви; ако пък сте дефинирали календара си като обществен, то всеки, които се е абонирал за календара ви, ще има достъп до детайлите на това събитие. За да разберете по-добре смисъла на споделянето, ще разгледаме това малко по-надолу. Моята препоръка е: дефинирайте личния си календар като личен. Ако имате нужда някой друг да вижда кога сте заети/свободни, тогава споделете календара си така, че другите да виждат само дали сте заети/свободни, но без детайлите (кога и къде сте)! Единственият, който има достъп до детайлите на събитията от моя календар е съпругата ми. 🙂
    2. Обществено: независимо от общите ви настройки, това конкретно събитие ще бъде обществено, т.е. ще може да се намира през търсачката на Google или през търсачката в Google Calendar (в горната лява част на екрана).
    3. Лично: независимо от общите ви настройки, това конкретно събитие ще бъде лично, т.е. НИКОЙ няма да има достъп до детайлите му, дори и хората, на които сте дали правото да ги виждат.
  11. Добавяне на гости: тук въвеждате имейл адреса на човека, когото искате да поканите на тази среща. Ако дадения човек фигурира във вашите Google Contacts, ще можете просто да въведете неговото име. В случай, че сте синхронизирали адресната книга на Adroid-устройството си с Google (което аз лично силно препоръчвам), ще имате достъп до контактите от телефона си чрез уеб-браузъра в Google Contacts, Gmail & Google Calendar. Обратно – всички имейл адреси, до които някога сте изпращали писма, ще бъдат достъпни в смартфона ви и в календара.
  12. Премахване на участници: от символите „х“ след имената на участниците можете да премахвате първоначално поканени хора.
  13. Определяне дали присъствието на поканените е задължително: понякога може да включите някого сред поканените, просто за да го информирате, че дадено събитие ще се проведе (и то ще се появи в календара му) или че вашето време ще е заето там, без неговото присъствие да е наистина наложително. Тогава просто направете ляв-клик с мишката върху иконката с човече пред името (имейл адреса) му и тя бъде оцветена в бяло. Освен това в поканата, която този човек ще получи, ще бъде отбелязано, че присъствието му не е задължително.
  14. Какво могат да правят гостите: с избирането на отметката пред трите възможности вие избирате каква свобода ще дадете на поканените от вас хора:
    1. Дали ще могат да променят събитието – неговите детайли;
    2. Дали ще имат правото да канят други хора на това събитие;
    3. Дали ще могат да виждат списъка с гости.
  15. Връщайки се на полето „Намиране на време“, ще ви покажа удобството на тази функция:

Достъп до чужд календар

В случай, че човекът, когото сте поканил ви е дал достъп до неговия календар, вие още в началото може да проверите дали той е свободен в желаното от вас време. По този начин бихте могли дори да си спестите нуждата от познатите телефонни разговори, за това дали можем да се видим еди-кога-си. Е, добре…, пак можете да се чуете с човека, но вече темата ще е по-скоро „Искаш ли да се видим еди-кога-си?” отколкото „Свободен ли си да се видим еди-кога си?”. В конкретния пример Google Calendar показва един до друг календарите на двамата участници в срещата и веднага става ясно, че в петък (30.01.2015г.), между 15:30 и 16:30ч. моят гост не е отбелязал ангажимент в календара си и принципно бихме могли да допуснем, че е свободен за среща.

Разбира се, за да извлечем максимална полза от тази функционалност, трябва да разчитаме на хипотезата, че всичките хора, с които общуваме, старателно отбелязват ангажиментите си в е-календарите си, което на практика далеч не е така (все още). В корпоративния свят обаче, където най-честите инструменти са календарите в Microsoft Outlook & Lotus Notes, неимоверно много време се печели при планирането на срещите, когато направиш справка дали колегите ти са свободни по това време, тъй като обикновено календарите на всички са достъпни в общата мрежа.

Също така трябва да знаете, че календарите на някои гости (както с третия гост в нашия пример) не могат да бъдат показани и те са маркирани със звездичка (*). Причините за това вече обсъдихме по-нагоре, но ето и системното съобщение за това:

Последната и най-важна стъпка на екрана по-горе е да потвърдите всички въведени детайли (или направени промени) с натискането на червения бутон в горния ляв ъгъл “Запазване”. Едва тогава вашето събитие ще бъде съхранено в календара ви.

Основни настройки на Google Calendar

За да може да очаквате сходни резултати от вашия календар, ще направим един бърз преглед през основните секции в настройките на календара, без да изпадаме в подробности, тъй като 90% от параметрите говорят сами за себе си. Не се плашете – не са толкова много, нито са сложни, а и хубавото е, че в общия случай се правят само веднъж!

Ето двата най-лесни начина как може да стигнете до менюто с настройките:

и

 

Общи настройки

Екранът за общите настройки изглежда по този начин:

2015-01-29 11_22_06-Google_Cal_Settings_01

Първо трябва да се уверите, че сте избрали табчето за „Общи” настройки в горния ляв ъгъл на екрана.

Най-важните настройки съм оградил в червено. Важно е да изберете правилната часова зона – това е зоната, в която пребивавате през по-голямата част от времето през годината. По-надолу указвате и в какъв вид искате да ви бъдат показвани датата и часът (ДД.ММ.ГГГГ и дали да бъде 24-часов формат).

От избора ви за език зависи на какъв език ще виждате всичко във вашия календар, както и на какъв език ще бъдат изпращани поканите, когато каните хора на вашите събития. Аз съм българче и обичам всичко да ми е на български, когато и където е възможно, но има доста хора, които се „объркват“, когато виждат компютърни термини на български език, затова си предпочитат английския. Въпрос на вкус! 🙂

Ето и другата част от екрана.

Останалата част от опциите нямат нужда от допълнително обяснение според мен. Не забравяйте да съхраните направените промени с бутона „Запазване“ в горната или долната част на екрана.

 Настройки на различните ваши календари

В този екран можете да посочвате кои от вашите собствени календари и кои чужди (за които сте се абонирали или някой ви е дал достъп) да се показват в основния ви изглед.

Настройки за мобилен телефон

За да може да се възползвате от напомняне чрез СМС, че дадено събитие изисква вниманието ви или че даден човек е отговорил на поканата ви по някой от трите начина, трябва да въведете правилно номера на мобилния си телефон. Избирате държавата и въвеждате номера си във формат „+359XXXXXXX“! Google ще ви изпрати код като СМС за потвърждение в рамките на няколко секунди на посочения от вас номер. След успешно валидиране, че въведеният номер е наистина ваш, може да запазите настройката с бутона „Запазване” в горната или долната част на екрана.

Споделяне на календара

Споделянето на календара става от няколко места, но най-удобно и лесно за намиране е ляв-клик с мишката върху малката стрелкичка след името на календара, който искаме да споделим. След това избираме „Споделяне на този календар“.

Настройки на календара

Подробности за календара

Първи е екранът с подробностите по споделянето.

Тук може да дадете име на календара си, с което той ще се вижда навсякъде. Чрез линка в секцията „Вграждане на този календар” можете да вградите календара си във вашия сайт например; чрез адреса на календара можете да се абонирате за него от друга услуга (на Microsoft или Yahoo! например), което да ви даде възможност да имате постоянна връзка с него извън рамките на Google Calendar. Останалите настройки отново говорят сами за себе си. Не забравяйте да съхраните промените!

Споделяне на този календар

За да може някой друг освен вас да има достъп до вашия календар, трябва да сте избрали опцията най-отгоре „Нека този календар е обществен“. Съветвам ви веднага след това да изберете и опцията „Да се споделя само информацията за заетостта (без подробностите)“! Ако тя не е избрана, всеки с достъп до календара ви (той ще може да излиза и в резултати от търсене в Google), ще има достъп до пълните детайли на събитията ви, което едва ли ще ви е приятно.

По-надолу, в полето „Потребител“ въведете името (ако е контакт от вашите Google Contacts) или имейл-адреса на човека, на когото искате да дадете достъп. Непосредствено след това от дясната страна определете нивото на достъп, което ще му отредите в полето „Настройки на разрешенията”. В най-дясната част на маската, можете да отнемете достъпа на потребители, на които вече сте дали някакъв достъп до календара си в миналото. Всички настройки ще влязат в сила след натискане на бутона „Запазване“ в горния или долния край на екрана.

Редактиране на известията

От тук стават настройките кога и по какъв начин да бъдете известявани от вашия Google Calendar.

Това е!

Мисля, че толкова информация ви стига, тъй като тя обхваща основното от функциите, които бихте използвали. Препоръчвам на по-любознателните да прегледат и официалните Често задавани въпроси на Google, но и без тях вече може да се наречете Google Calendar Ninja! 🙂 Хубавото е, че тези функции и настройки се отнасят за повечето електронни календари и вече ще знаете кое за какво е необходимо.

Надявам се статията да ви е била полезна и да я споделите с приятели! Желая Ви успех в управлението на времето си и помнете, че то е единствения ни невъзобновяем ресурс в живота, така че „пилейте го“ внимателно! 😉

The following two tabs change content below.

Илиян Кирков

Автор и собственик на сайта: https://knowhow.company и Регионален директор at The Alpha Group [Bulgaria]
Щастлив съпруг и баща. Радва се да помага на другите. Предстои му дипломиране като Life & Business Coach. Развива предприемачески дух и живее своя "Живот 2.0". Вдъхновява се от хората, имащи време и пари, свободния софтуер, Linux, блокчейн технологията и криптовалутите. Обожава семейството си, хубавото latte macchiato, музиката, киното и пътуванията за кеф. Пише за удоволствие.

1 коментар

  1. Pingback: Да овладеем Google Calendar и за Android!It's easy… when you know how!

Вашият коментар

Вашият имейл адрес няма да бъде публикуван. Задължителните полета са отбелязани с *